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Wie oft haben Sie schon miterlebt, dass bei der Personaleinsatzplanung in der Praxis etwas schiefgeht? Beispielsweise ist die Kollegin, die normalerweise bei großen chirurgischen Arbeiten assistiert, heute nicht da oder es hat sich spontan eine Mitarbeiterin krankgemeldet – um nur zwei Beispiele zu nennen. Wer kann jetzt einspringen, der das erforderliche Skillset hat, verfügbar ist und nicht zu viele Überstunden auf dem Stundenzettel hat? Gerade bei größeren Praxen kann es schwer sein, den Überblick über Personal- und Schichtplanung zu behalten. Wenn diese zudem noch manuell oder auf dem Papier erfolgt, besteht ein gesteigertes Fehlerpotential: Schnell vergisst man, dass eine Kollegin eigentlich Urlaub hat - und schon steht man mit einer Assistenz zu wenig da.

Stichworte: Flexibilität und Effizienz

Neue Mitarbeiterstrukturen, flexible Arbeitszeitmodelle und unterschiedliche Qualifikationen erfordern ein Umdenken in der Personalplanung. Daher empfehlen wir alle personalrelevanten Prozesse zu digitalisieren. Dazu zählen neben den Personalakten, Arbeitszeiten, der Dienstplan selbst sowie das Management von Urlauben und Abwesenheiten. Auch eine digitale Zeiterfassung kann in diesem Zuge integriert werden. Mit einer digitalen Personalplanung kann die Effizienz der Praxis erhöht sowie Aus- und Überlastung vermieden werden – und das wirkt sich positiv auf das Arbeitsklima aus.

Der erste Schritt: Die digitale Personalakte

Zunächst geht es um die Einpflegung der relevanten Mitarbeiterdaten. Hier wird für jedes Teammitglied hinterlegt, mit welcher Verfügbarkeit (Vollzeit, Teilzeit oder auf individueller Stundenbasis) die Person in der Praxis zur Verfügung steht. Auch die von ihr abgedeckten Kompetenzen, bevorzugte Einsatztage oder Tageszeiten werden hier benannt, damit eine zielgerichtete Personaleinsatzplanung möglich ist. Hier kommt zu Beginn ein einmaliger administrativer Aufwand auf Sie zu – aber es lohnt sich.

Der zweite Schritt: Die Bedarfserhebung

Haben Sie die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter gepflegt, definieren Sie in einem nächsten Schritt Ihre Bedarfsplanung. Für verschiedene Aufgaben in Ihrer Praxis benötigen Sie unterschiedliche Mitarbeiter mit speziellen Kompetenzen. Vor allem in Mehrbehandlerpraxen mit Ärzten, die sich in Sprechzeiten und Behandlungsschwerpunkten unterscheiden, ist eine komplexe Planung und Zuordnung erforderlich. Auch die Professionelle Zahnreinigung, die vielerorts getrennt von den anderen Behandlungsprozessen läuft, sollte personell zu jeder Zeit abgedeckt sein. Vergessen Sie außerdem nicht die personelle Besetzung des Backoffice oder der Hintergrundprozesse, wie Hygiene und Sterilisation. Aus all diesen Anforderungen ergibt sich ein Personalbedarf für Ihren Praxistag, den es zu besetzen gilt.

Der dritte Schritt: Die Personalplanung

Nun kann die digitale Personalplanung aufgesetzt werden. Dabei erstellen Sie aus der Bedarfsplanung auf der einen Seite und den verfügbaren Kapazitäten auf der anderen Seite den tagesscharfen Einsatzplan. Hierbei ist es wichtig, die Auslastung Ihrer Mitarbeiter im Blick zu halten, Urlaube oder Krankheitsfälle zu berücksichtigen und einen Basis-Puffer für unerwartete Behandlungen und Notfälle einzuplanen. Es ist hilfreich, sich für diese Planung eine Vorlage zu erstellen, die dann auf den jeweiligen Tag angepasst wird. Falls die Sprechzeiten der Behandler grundlegend voneinander abweichen, sollten behandlerspezifische Vorgaben eingetragen werden.

Digitale Helfer: Die richtigen Tools

Es gibt verschiedene digitale Lösungen auf dem Markt, die Sie in der Praxis bei der Personalplanung unterstützen. So sind viele Bausteine bereits in den Praxisverwaltungssystemen als AddOn verfügbar. Daneben haben sich viele Anbieter speziell auf das digitale Personalmanagement in Arzt- und Zahnarztpraxen spezialisiert. Unser Premium-Partner solvi GmbH bietet mit pepito eine innovative Cloudlösung und flankierende Beratungs- und Schulungsleistungen an, die speziell auf die Bedürfnisse von Zahnarztpraxen ausgerichtet sind.

Die Vorteile einer softwaregestützten Personalplanung haben wir für Sie zusammengefasst:

Automatisierung: Das System verplant die Mitarbeiter entsprechend ihrer Einsatzstunden, Verfügbarkeiten und Qualifikationen und berücksichtigt Planungsanforderungen wie rollierende Arbeitszeiten oder die Gleichverteilung von Früh- und Spätschichten automatisch.
Übersichtlichkeit: Urlaubsanträge, Dienstwünsche oder Krankmeldungen werden direkt im Online-Tool übermittelt. An- und Abwesenheiten, Überschneidungen oder Lücken werden auf einen Blick sichtbar, sodass Sie bei Veränderungen schnell reagieren können.
Auswertung: Abwesenheiten, Wochenarbeitszeiten und Stundenkonten können auf einen Klick abgerufen werden.
Transparenz: Der fertige Dienstplan steht allen Mitarbeitern ort- und zeitunabhängig via App oder Rechner zur Verfügung. Dabei ist die Bedienung intuitiv und einfach.

Mit einer smarten und einwandfreien Personalplanung können Sie Ihre Praxis möglichst effizient aufstellen. Digitale Lösungen ersetzen eine Vielzahl an bürokratischen und papierlastigen Prozessen, langwierige Planungen und administrativer Aufwand entfallen. Und Sie machen es Ihren Mitarbeitern einfacher, den Überblick über die eigenen Arbeitszeiten zu behalten.

Auswahl an Anbietern von Online-Personallösungen:

https://solvi.de/pepito/

https://www.papershift.com/arztpraxen

https://www.dyflexis.com/de/gesundheit-und-sozialwesen/