In unserer ersten Zukunftspraxis in Düsseldorf verproben wir bereits die Integration verschiedener Lösungen im laufenden Praxisbetrieb. Dabei möchten wir Ihnen einzelne Anwendungen der digitalen Zahnpraxis einmal im Detail vorstellen. Heute in Teil IV geht es um das Herzstück einer Praxis – die Praxisverwaltungssoftware.
In der Praxisverwaltungssoftware (PVS), oft synonym auch Arztinformationssystem (AIS) genannt, läuft die gesamte Organisation einer Praxis zusammen*. Von Patientenakten und Behandlungsdokumentation über Dokumentenverwaltung, Terminkalender und digitale Abrechnung bis zur Datenübertragung und Anbindung an die Telematikinfrastruktur – ohne ein gut funktionierendes EDV-System ist ein effizienter Praxisalltag heutzutage kaum vorstellbar.
In der ZAP*8 in Düsseldorf kommt das Praxisverwaltungssystem „VISInext“ der Firma Branchen-Daten-Verarbeitung GmbH (BDV) zum Einsatz. Als Weiterentwicklung des Vorgängersystems „VISIdent“ wurde es Anfang 2019 gelauncht. Mit über 30 Jahren Branchenerfahrung hat sich die BDV mit Sitz in Holzwickede bei Dortmund auf die Betreuung von Zahnarztpraxen und Dentalkliniken spezialisiert.
Bei der Entwicklung von VISInext war es dem Unternehmen wichtig, die Potenziale der Digitalisierung konsequent zu nutzen und den Behandler in seinem Tun bestmöglich zu unterstützen. Umgesetzt wird diese Vision in so genannten Prozessketten, die gemeinsam mit Zahnärzten entwickelt wurden. Die digitalen Workflows führen das Praxisteam Schritt für Schritt durch die täglichen Behandlungsabfolgen und sorgen dafür, dass Arbeitsabläufe und rechtliche Anforderungen sicher, lückenlos und effizient im Praxisalltag funktionieren. Die Ketten beginnen bei der Vereinbarung eines Termins, beinhalten das Ausfüllen von Formularen, bieten vorgefertigte Dokumentationskomplexe, machen intelligente Terminvorschläge und enden erst, wenn die Abrechnung erstellt wurde. Zudem können die Standardprozesse von jeder Praxis an die eigenen individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Die Behandlungsabfolgen wurden im Rahmen einer Kooperation gemeinsam mit der ZA - Zahnärztlichen Abrechnungsgenossenschaft erarbeitet und liefern somit Praxiserfahrungen aus erster Hand.
Daneben verfügt VISInext unter anderem über ein umfassendes Controllingtool und individuelle Gestaltungsoptionen. Das System ist von der KZBV zertifiziert und erfüllt die rechtlichen Standards in Sachen Datenschutz und Telematikinfrastruktur. „Einen weiteren Schwerpunkt setzen wir beim Thema Flexibilität“, erzählt Udo Bartel, Geschäftsleiter Dental der BDV GmbH. „Wir arbeiten mit offenen Schnittstellen, die den Zugriff auf externe Daten oder die Zusammenarbeit mit anderen Programmen vereinfachen und in laufende Praxisprozesse integrieren. Außerdem wird unser System stetig ausgebaut, weiterentwickelt und verbessert, denn wir möchten die Zukunft der Zahnmedizin mitgestalten.“
Die richtige Software optimiert Arbeitsabläufe, erleichtert die Kommunikation, verbessert den Service für die Patienten und spart Zeit und Kosten. Wer mit dem Gedanken spielt, eine neue Software anzuschaffen oder den bisherigen Hersteller zu wechseln, sollte Sie sich im Vorfeld ausreichend mit den verfügbaren Produkten auseinandersetzen. Denn der Markt beherbergt eine Vielzahl von Anbietern und Funktionalitäten und ist die Wahl einmal gefallen, begleitet das System die Praxis im Normalfall für Jahrzehnte. Überlegen Sie im Vorfeld also genau, welche Anforderungen das neue System in Ihrer Praxis erfüllen soll. Dabei spielen auch Ihre Fachrichtung, Größe und Organisationsform der Praxis, Patientenstamm und Standort eine Rolle. Eine Einzelpraxis auf dem Land benötigt möglicherweise eine andere technische Lösung, als ein Mehrbehandler-Konstrukt im urbanen Raum mit kieferorthopädischen Leistungen. Deshalb sollte jede Praxis bei der Auswahl ihres Praxisverwaltungssystems einen individuellen Schwerpunkt setzen. Passend dazu stellen die meisten Hersteller ihre Produkte in verschiedenen Paketen zur Verfügung – im Basisumfang sind bereits die wesentlichen Funktionen enthalten, die Premium-Variante beinhaltet zusätzliche Features. Teilweise lassen sich einzelne Elemente je nach den Bedürfnissen der einzelnen Praxen, modulhaft hinzukaufen. Doch nicht nur die bewusste Entscheidung für eine Lösung, auch ein versierter Umgang mit dem System ist entscheidend für den Erfolg einer Praxis. So nutzen viele Praxen längst nicht alle Funktionen, die das eigene PVS zur Verfügung stellt. Nehmen Sie deshalb Schulungs- und Auffrischungsformate in Anspruch und fragen Sie beim Hersteller gezielt nach Updates oder Ergänzungen, die Sie und Ihre Mitarbeiter in Ihrem Praxisalltag unterstützen können.
*Weiterführende Infos zur Praxisverwaltungssoftware finden Sie im Ratgeber „Digitalisierung in der Praxis II“ der apoBank.
