In unserer ersten Zukunftspraxis in Düsseldorf verproben wir deshalb die Integration verschiedener Lösungen im laufenden Praxisbetrieb. Dabei möchten wir Ihnen einzelne Anwendungen der digitalen Zahnpraxis einmal im Detail vorstellen – heute in Teil III zum Thema Buchhaltung und Controlling.
Der Zahnarzt in eigener Praxis ist heute nicht mehr nur Arzt, er ist auch Unternehmer. Denn genauso wichtig wie der fachlich kompetente Umgang mit den Patienten ist auch die professionelle Auseinandersetzung mit betriebswirtschaftlichen Themen wie Mitarbeiterführung, Praxisorganisation, Marketing, Rechnungswesen und Controlling. Als Praxisinhaber trägt der Arzt nicht nur Verantwortung für Patienten und Personal, er muss auch die finanzielle Stabilität und Zukunftsfähigkeit seiner Praxis im Blick haben und diese bei Bedarf entsprechend anpassen.
Gerade in Sachen Finanzen ist es nicht immer einfach, einen tagesaktuellen Überblick über Investitionen und Erträge zu behalten. In der ersten Zukunftspraxis, der ZAP*8 in Düsseldorf, bringt deshalb die Software solvi aus dem Hause FIBU-doc Ordnung ins Buchhaltungschaos. „Bei der Entwicklung von solvi haben wir unsere langjährigen Erfahrungen aus den Bereichen Finanzen, Buchhaltung und Controlling miteinander verknüpft. Das Ergebnis ist eine innovative Cloud-Lösung, die alle Finanzprozesse digitalisiert und automatisiert und zudem zur erfolgsorientierten Steuerung der Praxis eingesetzt werden kann“, weiß Geschäftsführer Christian Brendel. Gemeinsam mit seiner Schwester Diana Haber führt der 38jährige Diplom-Kaufmann das bereits 1992 gegründete Familienunternehmen in zweiter Generation und begleitete die Entwicklung von solvi seit dem ersten Tag.
Das Programm dahinter funktioniert so: In einem ersten Schritt werden alle elektronischen und physischen Belege mittels der Buchhaltungssoftware solvi flow im pdf-Format im Bereich “Belege” zusammengeführt. Durch eine im Programm hinterlegte E-Mail-Adresse ist es möglich, digitale Belege direkt an das Programm adressieren zu lassen. Bankumsätze werden über Schnittstellen abgerufen. Somit sind alle Zahlungseingänge und -ausgänge auf einen Blick ersichtlich. Das Programm „lernt“ im Laufe der Zeit und unterbreitet automatisch die Zuordnung und Kontierung der Belege, sodass die Buchungen nur noch vom Praxispersonal bestätigt werden müssen. Über die Schnittstellen-Anbindung des Programms ist auch die Abwicklung der Belegzahlung aus solvi heraus möglich. Die Kommunikation mit Steuerberater und Finanzamt wird ebenfalls vereinfacht. So kann die Praxis mittels DATEV-Schnittstelle die Daten direkt an das Steuerbüro übermitteln und hat alle Belege digital an einem Ort gespeichert. Umsatzsteuer-Voranmeldungen können bei Bedarf ebenfalls online an das Finanzamt übermittelt werden.
In einem zweiten Schritt übernimmt die Analysesoftware solvi control die betriebswirtschaftliche Analyse der Praxiskennzahlen. Dabei werden die Daten aus der Buchhaltungssoftware als Basis genommen und über die Schnittstellen mit Zahlen aus Praxisverwaltungs- und Warenwirtschaftssystem angereichert. Das daraus entstehende Controlling ermöglicht eine individuelle Beobachtung der Zahlen im Zeitverlauf und eine Auswertung anhand branchenspezifischer Benchmarks. Einspar- und Optimierungspotentiale werden auf diese Weise aufgedeckt und Handlungsempfehlungen abgeleitet. Mittels der Planrechnung kann die Praxis neben der rückwirkenden Kontrolle der Praxiszahlen auch die zukünftige Entwicklung planen. Auf einen Blick wird unterjährig die Zielerreichung oder Überschreitung geplanter Budgets aufgezeigt. Die optionale Funktion der bereichsbezogenen Analyse vertieft die Transparenz für einzelne Praxisbereiche. So hat der Zahnarzt die wirtschaftliche Situation seiner Praxis jederzeit im Blick und kann direkt kontrollieren, ob eingeleitete Maßnahmen den gewünschten Erfolg bringen.
Weiterführende Infos zur digitalen Praxisverwaltung finden Sie im Ratgeber „Digitalisierung in der Praxis II“ der apoBank.
